En este post queremos explicarte las bases de un buen plan de ventas, su definición, objetivos, elementos y estructura. Y aunque está claro que para poder realizar un completo plan de acción para ventas necesitarás una gran dedicación al análisis de tu empresa y mercado, este puede ser un buen punto de partida para ver las ventajas que tiene plantear una visión estratégica en este campo de acción con el fin de conseguir resultados más óptimos para alcanzar los objetivos de tu negocio.

¿Qué es un plan de ventas?

Podríamos definir un plan estratégico de ventas como el documento donde se plantean el conjunto de estrategias y tácticas a implementar por la fuerza de ventas de una empresa con el fin de conseguir sus objetivos comerciales. En este sentido, uno de los elementos clave es la estimación adecuada de las previsiones generales de ventas, partiendo del potencial de mercado que se podrá conseguir, así como de los recursos económicos, técnicos y humanos de la organización.

No obstante, a la hora de definir un plan de acción de ventas es importante considerar que existen distintas tipologías en función de diversos factores, como por ejemplo:

  • Tiempo: plan a corto, medio o largo plazo.
  • Datos: subjetivos  (opiniones o intuiciones), estadísticos (datos de la empresa) o económicos (datos del mercado).
  • Objetivos: de gestión (funcionamiento de la empresa), de tendencia (resultados a medio plazo) o estructurales (grandes cambios en la estructura de la empresa para objetivos a largo plazo).
  • Producto: nuevo o preexistente.
  • Amplitud: centrado en un producto, una categoría de producto o más categorías.

Así, podemos encontrarnos empresas con un único plan integral de ventas para todos sus productos y servicios, o aquellas que realizan planes específicos por categorías y tipologías concretas, planes de ventas a 5 años vista frente a otros que buscan alcanzar objetivos en pocas semanas, e incluso planes basados en amplios estudios de mercado, y otros en la mera intuición de su director de ventas.

Objetivos de un plan de ventas

La finalidad de un plan estratégico de ventas debe ser siempre obtener los mejores resultados posibles con los recursos disponibles. Partiendo de ello, los objetivos de un plan de ventas deberán ser fijados en función de la situación inicial de la que se parta, y para ello, será fundamental el análisis del mercado, el producto y la fuerza de ventas de la empresa. Además, estos objetivos tendrán que ser medibles, cuantificables, específicos, temporales y relevantes. 

Por lo tanto, un plan de promoción de ventas no podrá tener como mero objetivo vender, es necesario concretar en un conjunto de objetivos específicos. Por ejemplo, una empresa de venta de mobiliario podrá tener como objetivos:

  • Vender 30 sofás al mes durante el próximo año.
  • Vender 20 cocinas al mes durante el primer trimestre del año.
  • Vender 30 cocinas al mes durante el segundo trimestre del año.
  • Vender 40 cocinas al mes durante el tercer trimestre del año.
  • Vender 1.000 comedores anuales.
  • Vender 100 dormitorios infantiles mensualmente durante el próximo año.
  • Vender 150 dormitorios de matrimonio mensuales durante el próximo año.
  • Conseguir un mínimo de 5 acuerdos con decoradores e interioristas al mes.

¿Cómo hacer un plan de ventas?

Antes de lanzarnos a plasmar en un papel nuestro plan estratégico de ventas será fundamental realizar un análisis previo de los siguientes items: producto, empresa, fuerza de ventas de la empresa, mercado, competencia y público. 

Después, debemos tener claro cuales son los elementos de un plan de ventas y la importancia que cada uno de ellos tiene para conseguir un resultado sólido e integrado.

En primer lugar, la previsión de ventas, es decir, cuanto vamos a vender, es fundamental para poder valorar adecuadamente el resto de aspectos del plan. Sobrevalorar nuestra capacidad puede llevarnos a un gran fracaso en ventas, pero minusvalorarla supondrá el uso ineficiente de los recursos, de ahí que sea clave saber valorar adecuadamente este elemento del plan de acción de ventas. Para hacer un buen cálculo, lo que nos interesa saber es el número de consumidores, sus necesidades, su poder de compra y las ganas que tienen de comprar realmente. Esto viene a ser el potencial de mercado.
Pero tampoco podemos olvidarnos de valorar otros factores como la disponibilidad del producto en el mercado, o lo que es lo mismo, lo que la competencia ofrece en cantidad, calidad, precio,… es decir, las ventas del sector. Para realizar la previsión de ventas podemos usar varios métodos como por ejemplo la interpolación y extrapolación, mediante las cuales, analizando cifras de períodos anteriores, deducimos la ley que las regula (serie de factores que han determinado esas ventas), y aplicando esa ley a los períodos futuros, por extrapolación, deducimos las ventas que vamos a conseguir.

En segundo lugar, es importante distinguir estos tres elementos de un plan de acción de ventas que a menudo se confunden como lo mismo:

  • Previsión: Estimación de la probable evolución de la demanda en función de ciertas hipótesis.
  • Objetivos: Finalidad concreta cifrada y fechada que una empresa se propone conseguir.
  • Cuota: Es una fracción de objetivos confiado a una fracción de la empresa para su consecución.

De la previsión y los objetivos ya hemos hablado anteriormente, pero respecto a la cuota es importante considerar que sus objetivos son:

  • Ser un “indicador” de puntos débiles y fuertes en la organización de la venta.
  • Proporcionar meta e incentivo al vendedor.
  • Dirigir más eficazmente las actividades de los vendedores.
  • Evaluar la productividad y eficacia del vendedor.
  • Mejorar la eficacia del plan de remuneración.
  • Controlar y reducir los gastos de venta.
  • Ayudar a la coordinación de producción con ventas.
  • Conducir los concursos de venta.
  • Asignar esfuerzo publicitario.

Por último, otro de los elementos de un plan de ventas que no podemos obviar es la llamada fuerza de ventas a la que ya hemos dedicado un completo post en este blog.

Ahora que ya tenemos claros los elementos principales, será fundamental pensar en cuál es la mejor forma de organizar la estructura de un plan de ventas. Para ello, te mostramos un posible ejemplo:

  • Delimitación del mercado: Se trata de facilitar en el informe los parámetros principales que nos sitúan el panorama general actual del mercado. En este apartado se puede hacer un resumen de la situación comercial global en cuanto a ventas, cumplimiento de objetivos y datos base que definen cada zona (como poblaciones más importantes y su número de habitantes). Lo fundamental es un equilibrio entre el número de datos y su utilidad: sólo deben figurarse los significativos para evaluar realmente la situación general.
  • Participación de mercado por vendedor / Cumplimiento de objetivos (cuotas) por vendedor: En un cuadro comparativo nos presenta la cuota de cada vendedor y su grado (%) de cumplimiento.
  • Estado de situación comercial por vendedor: Ofrece una visión simultánea de la labor comercial mensual sobre ventas clientes realizada por los vendedores. Respecto a cliente se da el número actual, los ganados en el período de control y los perdidos. También se representa el grado de penetración en la clientela.
  • Análisis de los productos: Reseña la cifra de ventas de cada uno de los productos o gamas y su aportación porcentual al global de la empresa. Es un dato imprescindible para un análisis profundo de costes. También se analiza la tendencia de los productos. Los ítems relevantes son: producto (o gama), ventas del mes, ventas acumuladas del año, participación del mix de productos en % (resultante de dividir las ventas acu- muladas-año de cada producto por el total de ventas acumuladas-año y multiplicado por cien), ventas acumuladas del año anterior/ ventas acumuladas del año en curso.
  • Análisis de los clientes: Pretende una segmentación por volumen de compras, de cada cliente, de forma global para toda la empresa y también por zonas. Los ítems para cada cliente son: las ventas del mes, las acumuladas, el porcentaje sobre el total mensual de ventas y sobre el anual acumulado.
  • Control de trabajo de los vendedores: Recoge las visitas y otras actividades de los vendedores en el mes, si bien para mayor efectividad suele hacerse con cierre semanal.
  • Evaluación de los vendedores: Teniendo en cuenta criterios como volumen de ventas, cumplimiento de cuotas de venta, relación gastos/venta, margen bruto aportado, participación en el mercado, nuevos clientes, impagados, nuevos artículos, visitas a prospectos e índices de transformación de prospectos en efectivos.
  • Control de gestión comercial: Teniendo en cuenta ratios de gestión como valor medio del pedido, promedio pedidos día: Número de pedidos/ días trabajados, promedio venta día, pedidos por cliente, ventas medias por cliente, expansión clientes, regresión clientela, cartera de pedidos, morosos y eficiencia comercial.

Evidentemente, cada empresa tiene su propia forma de ver las ventas, y hoy en día cada vez es más común centralizar la fuerza de ventas en un ecommerce, para lo cual necesitaremos modificar considerablemente el anterior esquema con una estructura de un plan de ventas más convencional. No obstante, sea cual sea la naturaleza de tu negocio será también muy importante que este plan estratégico de ventas esté integrado con el plan de marketing de tu negocio para que todos los esfuerzos sigan una misma dirección y se focalicen en unos objetivos comunes.